Gwybodaeth i Ymchwilwyr
Mynediad i'r Llysoedd i Ymchwilwyr nad ydynt yn cael eu cyllido gan y Weinyddiaeth Cyfiawnder
Mae Uned Ymchwil y Weinyddiaeth Cyfiawnder yn bwynt cyswllt ar gyfer ymchwilwyr nad ydynt yn cael eu cyllido gan y Weinyddiaeth Cyfiawnder (ymchwilwyr academaidd ac a gyllidir gan y llywodraeth yn bennaf) sydd eisiau gwneud ymchwil mewn llysoedd ar wahân i lysoedd crwner. Dylech siarad gyda ni os ydych eisiau darllen ffeiliau'r llys, arsylwi ar fusnes y llys, neu am gyfweld staff a defnyddwyr y llys neu aelodau o'r farnwriaeth. Mae hyn hefyd yn berthnasol pan fyddwch eisiau edrych ar ddogfennau a gedwir y tu allan i'r llysoedd gan bartïon unrhyw achos, fel rhai a gedwir ar ffeiliau gwasanaethau cymdeithasol yr awdurdod lleol, ond sy'n dal i fod yn ddogfennau llys.
Mae'r drefn ar gyfer rhoi caniatâd i wneud ymchwil yn y llysoedd fel arfer yn golygu cysylltu gyda thair swyddfa arall o leiaf o fewn yr adran, felly mae'n gallu cymryd amser. Dylech felly ystyried hyn yn eich amserlen ymchwil a gwneud yn siwr eich bod yn dod atom yn ddigon buan cyn dechrau eich ymchwil. Mae hefyd yn bwysig fod unrhyw wybodaeth a roddwch i ni yn rhan o'r cynllun terfynol ar gyfer y prosiect, achos os oes unrhyw beth yn newid, efallai y bydd raid i ni ail-asesu'r caniatâd o'r dechrau. Yn gyffredinol, dylech ddod atom yn syth ar ôl dod o hyd i gyllid, gan fod cynigion yn gallu newid wrth drafod cyllid. Fodd bynnag, os ydych am drafod eich cynlluniau, cofiwch gysylltu.
Mae cais am fynediad yn gallu bod mewn pedwar cam:
- Ymgynghori gydag Adrannau Polisi. Prif bwrpas gwneud hyn yw darganfod a ydyw'r ymchwil arfaethedig yn dyblygu unrhyw ymchwil sy'n cael ei chyflawni ar hyn o bryd; a ydyw'n ffeithiol gywir; a fydd unrhyw newidiadau yn cael eu gwneud i'r gyfraith neu i weinyddiaeth y llysoedd yn fuan, a allai wneud yr ymchwil yn ofer;
- Ymgynghori gyda'r Adrannau Gweithrediadau. Pwrpas hyn yw sefydlu bod yr ymchwil arfaethedig yn bosibl, yn ymarferol ac na fydd yn faich rhy drwm ar staff y llys;
- Rhaid cael caniatâd gan yr Uwch Farnwriaeth;
- Caniatâd Mynediad Breintiedig. Os bydd yr ymchwil yn golygu edrych ar ffeiliau'r llys neu gofnodi gwybodaeth gyfyngedig arall, bydd Caniatâd Mynediad Breintiedig yn cael ei roi gan Wasanaeth Rheoli Cofnodion Gwasanaeth Llysoedd Ei Mawrhydi. Mae hwn yn gytundeb sy'n rhwymo'r ymchwilwyr a'r adran i sicrhau y bydd yr holl wybodaeth a gesglir yn gwbl ddienw, a bod rhagofalon arbennig eraill yn cael eu cwrdd. Ei bwrpas yw diogelu gwybodaeth sensitif o dan y Ddeddf Diogelu Data.
Unwaith y bydd eich cynigion ymchwil yn rhai terfynol, dylech anfon copi atom, gan gynnwys y fethodoleg a manylion llawn ynghylch:
- Pa lysoedd yr ydych yn bwriadu gweithio ynddynt, a thros ba gyfnod o amser;
- Faint o ffeiliau llys yr ydych yn bwriadu edrych arnynt, a sut y byddwch yn dod o hyd iddynt;
- Pa waith llys yr ydych yn bwriadu arsylwi arno, sut y byddwch yn gwneud hyn, a sut y byddwch yn sicrhau nad yw'n achosi anhwylustod i ddefnyddwyr a staff y llys ac i aelodau o'r farnwriaeth;
- Pa holiaduron a chyfweliadau yr ydych yn bwriadu eu cynnal, a pha gwestiynau yr ydych am eu holi ac i bwy;
- Pwy fydd yn cyflawni'r ymchwil. Os oes angen Caniatâd Mynediad Breintiedig, rhaid i chi gynnwys enwau pawb sy'n gwneud yr ymchwil. Ni fydd unrhyw un sydd heb ei enwi ar y Caniatâd Mynediad Breintiedig yn cael gwneud gwaith yn y llysoedd.
Unwaith y bydd y wybodaeth yma gennym, fe wnawn ein gorau glas i ddelio gyda'ch cais am fynediad cyn gynted ag y bo modd. Ond, oherwydd y gwahanol gamau, mae'n annhebygol iawn y byddwch yn derbyn eich Caniatâd Mynediad Breintiedig mewn llai na 13 wythnos i fod wedi rhoi manylion terfynol eich ymchwil i ni. I hwyluso'r broses hon, dylech ystyried y cwestiynau canlynol wrth baratoi eich cynigion:
Mae galwadau trwm ar amser staff y llys, ac mae chwilio am ffeiliau llys yn gallu cymryd amser helaeth. Dylech felly ystyried:
- A oes unrhyw ffynonellau eraill y gallwch ddod o hyd i'r un wybodaeth drwyddynt? A oes unrhyw gasgliadau o ystadegau y gallech eu defnyddio, neu a fyddai ffeiliau gyda'r wybodaeth angenrheidiol ar gael o gwmnïau twrneiod neu gan ddarparwyr gwasanaethau cyfreithiol eraill?
- Sut ydych yn bwriadu dod o hyd i'r ffeiliau y byddwch angen edrych arnynt? Os gallwch roi rhifau achos, bydd dod o hyd i'r ffeil yn eithaf didrafferth; ni fydd chwilio llai penodol yn debygol o gael ei ganiatáu achos nid oes gan y llysoedd yr adnoddau i ddethol ffeiliau achos i'w hastudio ac nid yw ffeiliau llys yn ddogfennau cyhoeddus felly ni all ymchwilwyr gael gafael arnynt yn uniongyrchol;
- A ydyw'r nifer o ffeiliau yr ydych yn bwriadu edrych arnynt yn rhesymol ac yn gymesur ag amcanion eich ymchwil?
Os ydych eisiau arsylwi ar wrandawiadau mewn llys agored, fel aelodau eraill o'r cyhoedd mae croeso i chi wneud hynny wrth gwrs. Mewn achosion eraill, byddwch angen caniatâd arbennig. Dylech gofio y cyfyngir ar y math o gofnodi sydd modd ei wneud o unrhyw wrandawiad llys (dim recordio clywedol er enghraifft), ac y dylech fod yn ystyrlon o anghenion a dymuniadau'r partïon a'r staff. Argymhellwn yn gryf eich bod yn trafod gyda'r aelodau perthnasol o'r farnwriaeth cyn dechrau, a dylech gofio y gall y partïon wrthwynebu i'ch presenoldeb yn y llys, ac na fydd y barnwr yn ei ganiatáu.
Dylech ystyried a ydych am ddefnyddio holiaduron arolwg neu gynnal cyfweliadau. Yn gyffredinol, mae'n well gan uwch aelodau o'r farnwriaeth gael eu cyfweld, ond dylech wylio rhag disgwyl cael gormod o'u hamser. Mae nifer o gyfyngiadau ar sut y mae defnyddwyr y llys yn cael cymryd rhan:
- Nid yw staff y llys yn cael rhoi manylion personol am ddefnyddwyr y llys. Os ydych am wahodd defnyddwyr y llys i gymryd rhan yn eich ymchwil, dylech anfon llythyrau mewn amlen barod atynt a bydd yn rhaid i Wasanaeth Llysoedd Ei Mawrhydi gymeradwyo cynnwys y llythyr yn ffurfiol ymlaen llaw. Staff y llys fydd yn cyfeirio ac yn dosbarthu'r llythyrau hyn. Dylech gofio'r amser a gymerir i wneud hyn.
- Dylech gofio pa mor sensitif yw siarad gyda defnyddwyr y llys; ni allwn gytuno i ymchwilwyr wneud unrhyw beth a allai achosi gofid;
- Ni fyddwch yn gallu cyfathrebu o gwbl gyda'r rheithgor.
Gobeithio y bydd hyn yn eich helpu i baratoi eich cais am fynediad ac edrychwn ymlaen at glywed gennych.
Uned Ymchwil
5th Floor Open Plan
Selborne House
54-60 Victoria Street
Llundain SW1E 6QW
Rhif ffôn 020 7210 8520
Rhif ffacs 020 7210 0695 neu